Secretaria – Gestión Operativa y Logística

Acerca del puesto

En BICE buscamos una Secretaria que garantice la operatividad y la hospitalidad del área, actuando como facilitadora estratégica del negocio y promotora de la cultura e integración de los equipos.

La persona seleccionada será responsable de mantener los estándares de orden, limpieza y estética en los espacios corporativos, así como de gestionar la logística y el soporte ejecutivo necesario para el buen desarrollo de las actividades diarias.

Responsabilidades principales

• Supervisar que las instalaciones del piso cumplan con los estándares corporativos de orden, limpieza y estética.
• Gestionar el uso del sistema de reservas corporativas para salas de reuniones y espacios colaborativos.
• Centralizar requerimientos de instalaciones a través del Help Desk y promover la autogestión de los colaboradores.
• Realizar pedidos de materiales y gestionar el inventario, cumpliendo con los procedimientos de Pedidos de Materiales.
• Administrar la correspondencia, servicios de courier y archivos corporativos, garantizando trazabilidad y cumplimiento normativo.
• Canalizar solicitudes logísticas mediante el pool de auxiliares, asegurando el cumplimiento de los SLA.
• Administrar la agenda del Gerente Divisional/Corporativo o Líder de piso y priorizar reuniones críticas.
• Organizar la logística de directorios, comités y reuniones con clientes, incluyendo viajes y reservas.
• Administrar caja chica, reembolsos y solicitudes de pedido (Solpeds) en el ERP.

Perfil requerido

• Capacidad para gestionar de forma integral la operatividad de un área corporativa.
• Orientación al detalle y a la excelencia en la presentación de los espacios.
• Proactividad y habilidad para coordinar múltiples tareas simultáneamente.
• Facilidad para trabajar en equipo y apoyar a diferentes áreas de la organización.

Habilidades requeridas

• Manejo de sistemas de Help Desk.
• Uso de ERP para gestión de pedidos y caja chica.
• Gestión de sistemas de reservas corporativas.