Asistente de oficina Viña del Mar

Property Partners es una empresa de red de negocios inmobiliarios dedicada a la intermediación de propiedades residenciales y comerciales, con más de 50 oficinas en Chile, Punta del Este, Lima, Miami, Punta Cana, Nueva York y España. Contamos con un equipo de Partners profesionales y orientados a clientes, lo que nos permite ofrecer un servicio ágil y dinámico. Trabajamos con máxima discreción, ofreciendo asesoría relevante y oportuna para responder a las altas expectativas de quienes confían en nosotros.OBJETIVO DEL CARGOBrindar apoyo permanente y directo al Director de oficina, junto con un apoyo integral a la gestión comercial y administrativa de la sucursal Viña del Mar de Property Partners, actuando como punto de contacto con clientes y Partners, asegurando el correcto manejo documental, el seguimiento de las operaciones en curso y el control riguroso de la facturación, con el fin de garantizar la continuidad y eficiencia de los procesos comerciales.FUNCIONES PRINCIPALESGestión comercial y atención a clientes• Apoyar la gestión comercial diaria, coordinando agendas, reuniones y seguimiento de las oportunidades de negocio del equipo.• Atender y dar respuesta oportuna a clientes, canalizando sus consultas y requerimientos hacia las áreas correspondientes.• Mantener actualizada la información de clientes y LEADS en nuestro CRM y otras herramientas de gestión.Apoyo a Partners• Coordinar y dar soporte administrativo a los Partners de la sucursal en sus gestiones comerciales y operativas.• Preparar y organizar información, presentaciones y reportes solicitados por los Partners.• Servir de enlace entre Partners, clientes y otras áreas internas para agilizar procesos.Manejo de documentos y archivo• Administrar, ordenar y mantener actualizado el archivo físico y digital de la oficina.• Elaborar, revisar y resguardar documentación comercial, contractual y administrativa.• Garantizar la trazabilidad y el respaldo adecuado de los documentos según las políticas internas.Administración y seguimiento de operaciones• Realizar seguimiento al estado de las operaciones comerciales, identificando y reportando desviaciones o retrasos.• Apoyar la coordinación logística y administrativa de la oficina (insumos, proveedores, agenda general).• Elaborar reportes periódicos de gestión y avance de operaciones.Control de facturas• Emitir, revisar y controlar facturas asociadas a las operaciones comerciales.• Realizar seguimiento al estado de pago de facturas, gestionando recordatorios y coordinando con clientes y áreas internas.• Conciliar la información de facturación de Property Partners Chile S.A. para una correcta gestión documental de facturas por pagar, con los registros contables y comerciales, reportando inconsistencias.PERFIL REQUERIDOFormación• Técnico o profesional en Área Administrativa, Comercial, Secretariado Ejecutivo o carrera afín.Experiencia• Mínimo 10 años de experiencia laboral y 4 años en cargos similares de apoyo comercial y/o administrativo, idealmente en gestión administrativa de oficinas comerciales con atención de clientes (deseable inmobiliarias o corredoras de propiedades).• Experiencia deseable en atención a clientes y coordinación con equipos comerciales o socios (Partners).• Manejo de facturación y conciliación documental.Conocimientos técnicos• Manejo avanzado de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).• Experiencia con sistemas CRM y plataformas de gestión documental.• Conocimientos básicos de facturación electrónica y procesos administrativo-contables.Competencias• Alta capacidad de organización y gestión del tiempo.• Proactividad, autonomía y resolución de problemas.• Excelente comunicación verbal y escrita, con orientación al servicio al cliente.• Discreción y manejo confidencial de la información.• Capacidad de trabajo bajo presión y con múltiples prioridades.CONDICIONES DEL CARGO• Modalidad presencial, jornada completa, en la sucursal Viña del Mar de Property Partners.• Renta acorde a la experiencia y según política interna de la organización.• Disponibilidad inmediata (a definir según proceso de selección). Show more Show less